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La gestione delle segnalazioni di igus GmbH consente a tutte le persone potenzialmente coinvolte di segnalare i rischi di violazione dei diritti umani o dell'ambiente e le violazioni degli obblighi derivanti dalle attività economiche di igus GmbH nella propria area di attività o nell'area di attività di un fornitore lungo tutta la filiera.
igus prende sul serio i requisiti del Supply Chain Act ( normativa tedesca sulla filiera, n.d.t.) ed è nostro obiettivo identificare tempestivamente potenziali comportamenti scorretti lungo la filiera e adottare le misure appropriate.
igus raggiunge questo obiettivo in particolare consentendo segnalazioni su possibili violazioni in relazione alla normativa tedesca sulla filiera e dando seguito a queste ultime in modo coerente.
Tutti i dipendenti e le persone lungo la nostra filiera possono notificare a igus i rischi o le violazioni dei diritti umani o dell'ambiente tramite il sistema di gestione delle segnalazioni previsto da igus.
E’ garantito l'anonimato e la confidenzialità delle segnalazioni. Ciò offre a igus l'opportunità di riconoscere i rischi fin dall'inizio e, nel migliore dei casi, di risolverli prima di eventuali danni a persone o all'ambiente.
Esistono vari canali interni per segnalare una violazione della compliance (es notifica dei superiori o dei rappresentanti dei dipendenti) e il sistema igus per le segnalazioni è disponibile sia per le segnalazioni interne che per quelle esterne. Il sistema può essere utilizzato senza restrizioni da chiunque nella nostra filiera.
Le violazioni della compliance possono essere segnalate in tutto il mondo, 24 ore su 24, in varie lingue e gratuitamente con pochi clic tramite il nostro sistema di segnalazione online Whistle-blower System (reporting-channel.com).
Quando si presenta una segnalazione, l'argomento deve essere chiaramente indicato in relazione ai rischi per i diritti umani e l'ambiente o alle violazioni degli obblighi ai sensi del Supply Chain Act.
I divieti relativi ai diritti umani includono in particolare:
Tra i divieti ambientali figurano in particolare
Nell'ambito di una valutazione iniziale, L'Ufficio delle Risorse Umane determina se la segnalazione è rilevante per i diritti umani o l'ambiente o se viola gli obblighi e se la segnalazione presentata è corretta. Segue una valutazione del rischio e delle possibili conseguenze, ad esempio utilizzando una matrice di rischio.
La persona che fornisce le informazioni riceve un feedback tempestivo relativamente al recepimento delle informazioni. Inoltre, tramite il portale in ambiente protetto, vengono inviati agli informatori relazioni intermedie sullo stato di ogni fase di elaborazione e sul risultato finale.
Se la rilevanza e il sospetto iniziale sono confermati, viene avviata il più rapidamente possibile una procedura di indagine interna per chiarire i fatti. La notifica sarà controllata in dettaglio.
Una volta completata l'indagine, igus verifica se sono necessarie misure per eliminare, ridurre al minimo o prevenire l'infrazione in futuro. A tal fine, viene analizzata l'esigenza specifica di correzione e di miglioramento. Parte di questa analisi include anche la presa in considerazione delle aspettative del gruppo di persone interessate dalla violazione. Le misure necessarie possono essere misure puramente interne alla nostra divisione aziendale, come adeguamenti dei processi, nuove linee guida o concetti di formazione migliorati. Tuttavia, possono essere necessarie anche misure con e nei confronti di terzi. L'attuazione delle misure è monitorata in modo appropriato e la loro efficacia è esaminata da vicino e in dettaglio, in piccole fasi del processo.
Tutte le segnalazioni, le attività di indagine e i risultati sono documentati e archiviati in luoghi definiti. Vengono archiviati in conformità ai requisiti legali pertinenti e ai periodi di protezione dei dati personali. I diritti di visualizzazione e di accesso sono rigorosamente regolamentati. Inoltre, ove richiesto dalla legge, informiamo tutti gli interessati delle indagini svolte e dei dati personali trattati in tale contesto.
I risultati dell'elaborazione dei rapporti sono presi in considerazione nell'analisi del rischio. Viene preparata e pubblicata una relazione annuale sul numero e sulla gestione delle segnalazioni. Inoltre, vengono presentate alla direzione relazioni ad hoc.
Esaminiamo l'efficacia di tutti i sistemi e i processi sopra descritti in relazione alla nostra gestione delle segnalazioni su base ad hoc, almeno una volta all'anno.
Eventuali segnalazioni su possibili violazioni dei diritti umani o dell'ambiente o sul non rispetto degli obblighi sono di grande valore per igus e per la nostra filiera.
Per questo motivo, è possibile presentare e gestire una segnalazione in forma anonima. Riservatezza e anonimato sono garantiti in ogni momento e in ogni singola fase dello scambio. L'indirizzo IP non viene registrato. Per tutelare l'informatore dal punto di vista tecnico, sono state introdotte le seguenti procedure:
Inviando una segnalazione nel sistema di gestione delle segnalazioni igus, l'informatore non si espone a rischi o minacce con alcune conseguenze negative. La riservatezza dello scambio è assicurata in ogni momento (vedi Sezione 3) ed è garantita anche internamente da idonee misure.
Se hai commenti o suggerimenti sulla nostra gestione delle segnalazioni, non esitare a contattare il nostro Ufficio Risorse Umane al numero +49 2203 9639-151.